«Электронная Россия: проблемы и перспективы»
Интернет-конференция

СМАЗКА ДЛЯ КОРПОРАТИВНОЙ БЮРОКРАТИИ

Документ - начало всех начал: хозяйственные процессы любого предприятия базируются на потоках документов и даже порождаются ими. Чтобы корпоративная бюрократия не тормозила, а способствовала деятельности предприятия, ей нужна "электронная смазка" - системы управления документооборотом

Наиболее яркий пример эффективного использования систем электронного документооборота - это, пожалуй, Европарламент. Без них прохождение документов в этом межгосударственном органе могло бы остановиться на неопределенный срок. Особенно важно, что системы документооборота Document Flow позволяют эффективно работать с разными языками.

Увеличение объемов внутреннего и внешнего электронного документооборота компаний -это, по нашему мнению, мировая тенденция. В связи с этим стратегически важно работать со структурированными документами, такими как каталог товаров. Сейчас традиционные системы документооборота обрабатывают значительное число неструктурированных документов - например, обычных документов Microsoft Word. Мы считаем, что в скором времени весь деловой документооборот будет переведен в стандарт XML и его отраслевые расширения наподобие языка для финансового документооборота XBRL. И хотя Navision не поставляет традиционные системы документооборота, стратегия компании нацелена на создание систем для сотрудничества, обеспечивающих прохождение всех деловых документов между компаниями. Например, из письма от компании 1КЕА, пришедшего в Microsoft Outlook, можно по ссылке перейти в клиентскую карточку этой компании в системе Navision Attain и получить всю необходимую информацию. Система сама распознает этот контакт.

"В 1996 году, - пишет в своей книге "Бизнес со скоростью мысли" Билл Гейтс, - я решил разобраться, почему Microsoft, будучи активным проповедником замены бумаг электронными формами, продолжает пользоваться бумажными документами. К своему удивлению, я узнал, что за год мы напечатали на бумаге 350 тыс. отчетов о продажах... Но рост потребления бумаги был лишь симптомом более серьезной проблемы: излишне запутанных и долгих административных процессов". Билл Гейтс распорядился перейти на электронные формы. Из тысячи с лишним видов бумажных форм в компании осталось 60, за счет чего экономия составила $40 млн в год, а многие службы стали работать гораздо эффективнее.

РАЗБОР ПОНЯТИЙ

Жизненный путь документа в компании извилист и богат событиями. Он поступает из внешнего мира или порождается внутри компании, преобразуется из бумажной формы в электронную и наоборот, проходит по многим инстанциям, подвергается правкам и визированию, передается на долгосрочное хранение в архив и в конце концов уничтожается. В каждом подразделении предприятия свой поток документов - инженерных, бухгалтерских, канцелярских. Неудивительно, что общая концепция Document Management (DM) включает множество разнообразных систем, выполняющих над документами вполне определенные операции. В принципе для комплексной автоматизации управления документооборотом нужны все эти инструменты. Но базовыми считаются системы управления электронными документами (Electronic Document Management), потоками работ (Workfiow Management System) и управления электронными архивами. ЕDМ-системы управляют документацией как полноценным ресурсом предприятия, WMS занимаются обработкой документов как бизнес-процессом, а архив служит электронной "информационной копилкой".

Предназначение классических ЕDМ-систем - хранение и поиск электронных документов, контроль прав доступа и управление версиями. Они хранят сведения, описывающие документ (метаданные), собирают статистику его использования, заботятся о согласованности содержания коллективно обрабатываемых документов и папок, а также о доставке документа тем руководителям и исполнителям, которым он предназначен. В отличие от электронных архивных систем, оперирующих неизменяемыми информационными единицами, в ЕDМ-системах документ (файл MS Office, брошюра или чертеж САПР) переживает все стадии составления, дополнения, изменения, согласования и утверждения, комбинируется с другими документами и обрастает различными сведениями о статусе, адресах рассылки и датах обратного предъявления, прежде чем его окончательная версия попадет в архив. Как правило, на заднем плане ЕDМ-системы находится архивная система, предоставляющая доступ к старым или редко используемым документам. Она использует метаданные из базы ЕDМ-системы и регламентирует правила и процедуры создания, распространения, использования всей документации предприятия, сроки ее хранения и передачи в архив в соответствии со всеми законодательными, отраслевыми и внутрикорпоративными нормами. Отметим, что традиционные ЕDМ-системы ориентированы на документы как таковые: их связь с бизнес-процессами предприятия здесь роли не играет.

ПРОЦЕДУРНЫЙ АВТОМАТ

Зато эта связь учитывается в системах управления потоками работ. "Подложкой" для них служат сценарии автоматического пошагового выполнения последовательности хозяйственных операций - как правило, рутинных и хорошо формализуемых. Часто WМS-системы охватывают разные подразделения предприятия (например, бухгалтерию, отдел снабжения и склад на промышленных предприятиях; отдел работы с клиентами, финансовый и юридический отделы в страховых компаниях) и на каждом этапе автоматически предоставляют исполнителю необходимые формуляры, документы, данные, открывают нужные приложения. Некоторые WМS-системы способны самостоятельно принимать решения о выборе дальнейшего хода работ и маршрута документов из нескольких возможных вариантов в зависимости от результатов выполнения предыдущих задач. Простейший случай - маршрутизация документов, с которыми должны поочередно ознакомиться несколько сотрудников.

Подчеркнем, что пользователю традиционных WМS-систем отводится пассивная роль: ему лишь нужно реагировать на предложения системы. В набирающих популярность системах поддержки коллективной работы, такой как совместное редактирование документов, разработка ПО или планирование рекламных кампаний (Groupware), пользователь, напротив, определяет все необходимые действия и несет ответственность за их правильное исполнение. И те, и другие способствуют повышению производительности труда. Впрочем, различия между WМS-системами и инструментами коллективной работы постепенно исчезают.

В ПОИСКАХ ЖАНРА

Смешение жанров характерно и для всего рынка технологий управления документооборотом. Механизмы Workflow интегрированы в ЕDМ-системы. "Документальные" компоненты входят в состав бизнес-приложений: ERP, систем управления отношениями с клиентами (CRM), инструментов для построения корпоративных порталов и других. По мнению аналитиков, отрасль DM утратила былую самостоятельность, что вынудило традиционалистов искать спасения в новомодных сферах типа управления знаниями (Knowledge Management) или управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). Последняя заслуживает отдельного упоминания: системы ЕСМ управляют не только внутренней документацией предприятия, но и неструктурированной информацией из корпоративных интрасетей и Интернета. Они способны "переваривать" отсканированные бумажные формуляры, электронные письма, записи из баз данных ERP- и СRМ-систем, а также разнообразный wеb-контент. Решения с функциями по управлению wеb-контентом сегодня выпускают как новые компании, ориентирующиеся на интернет-технологии, так и старые игроки рынка DM. Компании Documentum и FileNET, Open Text и Lotus встроили wеb-компоненты в свои системы управления документами, а Microsoft, напротив, дополнила свой SharePoint Portal Server "документальными" свойствами. В результате различия между этими понятиями постепенно начинают исчезать. Но несмотря на тенденцию к слиянию прежде самостоятельных технологий, универсального решения пока нет.

ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ БОРЬБЫ С ХАОСОМ...

Впрочем, каждый из инструментов управления документами способствует достижению главной цели - наведению порядка в бумажно-электронном хаосе. Основным носителем для корпоративной документации внутреннего и внешнего пользования по-прежнему остается бумага. Это означает, что львиная доля корпоративного информационного багажа непригодна для активного использования. Неудивительно, что для многих предприятий эффективное управление "бумажным достоянием" становится стратегическим способом повышения конкурентоспособности. А опыт показывает, что внедрение EDM/WMS благотворно сказывается на управленческом и хозяйственном тонусе предприятий: производительность выполнения деловых процедур возрастает на 30-40%. Сотрудники получают быстрый доступ к корпоративной информации в масштабах всего предприятия. Повышается эффективность управления: руководство получает возможность держать руку на пульсе предприятия и принимать более качественные решения. Западные компании, внедрившие системы управления документами в различных подразделениях, отмечают, что в результате стоимость проектирования и разработки новых изделий снизилась на 10%, цикл разработки сократился на 20%, а процессы внесения изменений в продукцию ускорились на 30%. Срок возврата инвестиций в EDM/WMS, по оценкам европейских пользователей, составляет менее двух лет.

...ИЛИ ЦЕМЕНТ ДЛЯ НЕЭФФЕКТИВНЫХ ПРОЦЕССОВ

Но даже самые совершенные DМ-продукты не гарантируют перехода на безбумажное делопроизводство. Дело в том, что большинство DМ-проектов реализуется лишь на уровне отдельных подразделений: редкие предприятия практикуют поточное сканирование входящей корреспонденции и последующую ее маршрутизацию в электронном виде. Этому есть свое объяснение: различные хозяйственные процессы порождают разные типы документов, поэтому DМ-проекты неизбежно "привязываются" к конкретным организационным структурам и видам работ. Многое зависит также о того, насколько хорошо структурированы документы. Есть даже такое эмпирическое правило: чем лучше структурирован документ, тем проще определить его пункт назначения, правила обработки и архивирования. Поэтому чем лучше структурированы документы, обрабатываемые подразделением, в котором внедряется система DM, тем меньше хлопот доставляет проект. Наконец, немаловажную роль играют вопросы эргономики. Если исполнителю приходится иметь дело с горой папок, многостраничными или крупноформатными документами, то их обработка на компьютере будет доставлять ему массу неудобств. Так что выгоды от внедрения DМ-систем должны перевешивать эти недостатки - иначе проект провалится из-за негативного отношения персонала. Важно также иметь в виду, что задачи автоматизации документооборота и управления потоками работ заставляют предприятия пересматривать и оптимизировать свои административные процессы. В противном случае система EDM/WMS лишь "зацементирует" неэффективные процедуры.

РОССИЙСКИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Российский рынок DМ-проектов находится в стадии формирования. Вадим Индриков, директор по консалтингу фирмы "Весть-МетаТехнология": "Слишком много негативных факторов препятствуют массовому внедрению систем управления документами на российских предприятиях. В частности, консервативность мышления руководства на всех уровнях иерархии. Зачастую приходится сталкиваться с тем, что на предприятиях существуют несколько центров принятия решений, противостоящих друг другу. Что-либо согласовать в таких условиях трудно. Серьезная помеха - низкий уровень компьютерной грамотности сотрудников, а также слабое представление о возможностях современных ИТ у руководителей бизнес-подразделений, которые не могут адекватно поставить задачу по автоматизации. Наконец, заказчики зачастую недооценивают значимость документации как базовой составляющей корпоративных информационных ресурсов."

"Наибольший приоритет для российских предприятий сегодня имеют задачи автоматизации делопроизводства: учета внешней, внутренней корреспонденции и распорядительных документов. Далее по значимости идут задачи управления производственной, конструкторской и технологической документацией, а также документирования процедур управления качеством", - делится наблюдениями Александр Бейдер, ведущий консультант департамента управленческого консультирования IBS. По словам гендиректора компании "Электронные офисные системы" Владимира Баласаняна, заказчики, как правило, для начала склонны ограничиться организацией доступа персонала к электронным файлам общезначимых документов (например, нормативных). Многих также волнует проблема автоматизации архивного дела.

Потенциальными потребителями DМ-решений прежде всего являются предприятия ТЭК, а также финансовые, страховые и телекоммуникационные компании. Хуже всего дела с автоматизацией документооборота обстоят в госорганизациях, где львиная доля "производственного" процесса состоит как раз в работе с документами. Вадим Индриков: "Эти организации зачастую не осознают необходимости качественной перестройки работы с документами. Постановка задачи автоматизации в большинстве случаев сводится к требованиям автоматизировать существующую технологию работы с бумажными документами, не внося изменений в регламенты. Такая "автоматизация" малоэффективна, и результатом ее являются системы, не облегчающие, а усложняющие работу сотрудников".

Впрочем, ситуация в госсекторе может измениться к лучшему. Дмитрий Романов, директор департамента систем документационного обеспечения "АйТи": "Высокая инертность госсектора в сфере внедрения ИТ вообще не позволяет считать его перспективным рынком. Но благодаря программе "Электронная Россия" госсектор, по-видимому, вскоре станет одним из основных потребителей DМ-систем" <

***

ПОНЯТИЯ

Концепция Document Management включает системы:

оцифровки документов (Document Imaging),

преобразования электронных изображений документов в "родной" формат (Image Capturing),

управления документами (Electronic Document Management System/EDMS),

автоматизации потоков работ (Workfiow Management System/WMS),

коллективной работы (Groupware),

архивирования и управления электронными архивами (Electronic Records Management),

обработки электронных формуляров (E-Forms),

вывода на оптические диски (Computer Output on Laser Discs/COLD).

***

ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ СТАТИСТИКА

> Как подсчитали аналитики Association for Information & Image Management (AIIM), среднестатистический исполнитель по два с половиной часа в неделю разыскивает пропавшие документы, а у делопроизводителей на поиск нужных документов уходит 20-30% рабочего времени.

> На среднестатистическом предприятии более 80% информации существует в "бумажном" виде и лишь 20% - в цифровом. Беспрепятственный доступ (в любое время, на любом рабочем месте) возможен лишь к электронным данным - бумажные информационные запасы использовать в масштабе предприятия нереально.

> Расчеты AIIM показывают, что предприятие, которое производит по 100 папок с документами в неделю, тратит по $18,7 тыс. в год на восстановление потерянных документов.

> Поданным The Survey Shop, 11-13% европейских руководителей высшего звена периодически теряют важную документацию или хранят так, что ее невозможно найти.

> По разным оценкам, время, которое сотрудник в среднем вынужден ежедневно тратить на поиск и размещение документов, приводит к увеличению затрат предприятия на $3,2 млн в год на каждую тысячу служащих.

> Любой внутренний документ предприятия копируется до 20 раз.

> Согласно данным Siemens Business Services, содержание бумажных архивов обходится предприятиям на 80% дороже, нежели архивов электронных.

***

СЛАВЯНОФИЛЫ И ЗАПАДНИКИ

Российский рынок DМ-продуктов поделен на два лагеря. С одной стороны - многочисленные готовые (или почти готовые) российские разработки: "1С: Документооборот", "БОСС-Референт", "Дело-Предприятие", "Евфрат", LanDocs, Optima Workflow, "Эскадо", Company Media, LS Flow и другие. С другой - западный инструментарий лидеров мирового рынка Documentum, FileNET, Hummingbird, Staffware, Microsoft и IBM/Lotus, внедрением которого занимаются российские интеграторы и консультанты.

"Славянофилы" обосновывают преимущество российских продуктов невысокой ценой, учетом особенностей "нашего" менталитета и российских моделей делопроизводства, полной локализацией, а также многочисленными примерами успешного внедрения. "Отечественные системы тяготеют к специфическим областям документооборота, таким как делопроизводство, тогда как зарубежным платформам свойственна универсальность, - говорит президент корпорации "Галактика" Николай Красилов. - Если компания автоматизирует лишь делопроизводство, ей не нужна универсальная западная система, которую придется долго настраивать. Проще купить отечественную и быстро запустить ее в эксплуатацию.

Правда, у компании возникнут проблемы, если она захочет потом расширить сферу применения системы".

По мнению "западников", статичные российские системы не выдерживают сравнения с западными по функциональности, набору поддерживаемых хозяйственных процессов, административным возможностям и масштабируемости. "Отечественные продукты далеко отстали от западных, и говорить о конкуренции просто не приходится", - утверждает Константин Синюшин, глава "Документум Сервисиз". В теории все верно, но практические достижения "западников" намного скромнее: в настоящее время реализуются 15 проектов по внедрению Documentum 4i, завершен пилотный проект на основе Staffware и один - на базе FileNET Panagon, выполняется несколько проектов с Hummingbird DM.